Как известно, грамотное построение документооборота является определяющим фактором успешного ведения бизнеса. Обеспечить максимальную эффективность при работе с документами помогает современная офисная техника, или оргтехника. Умение одновременно работать с огромным количеством технических устройств делает современного офисного работника похожим на многорукое индийское божество Шиву!
Слово «оргтехника» - неологизм, имеющий синтетическое происхождение. Это большая группа технических и электронных средств, предназначенных для механизации и автоматизации канцелярской деятельности. В данную группу входят устройства для создания, оформления, обработки и уничтожения бумажных документов, а также аппараты, организующие повседневную деятельность офиса: калькуляторы, телефоны, АТС, резаки, ламинаторы, брошюраторы, шредеры, пишущие машины, принтеры, сканеры, копиры, МФУ и пр. Одни выполняют функции элементарного подсчета и вычислений со сложнейшими формулами, другие - автоматического ответа и переадресации звонков, третьи - сканирования, копирования и распечатывания документов.
Кстати, вопреки распространенному мнению, компьютеры, периферия и комплектующие не относятся к оргтехнике, они являются электронно-вычислительными устройствами. Кассеты, чернила и картриджи для принтеров относятся к расходным материалам. А пылесосы и электрические чайники, несмотря на то, что косвенно могут участвовать в деятельности предприятия, считаются не офисным оборудованием, а бытовой техникой. Но сегодня мы поговорим не о них.
История оргтехники уходит корнями в далекое прошлое. Первые приспособления, помогающие протоколировать деятельность административного аппарата путем создания документов, появились вместе с возникновением письменности и основанием государств. Простейшие инструменты и приспособления, облегчающие канцелярскую работу, были у древних шумеров, египтян и китайцев.
Вычислительная техника
В Древнем Риме для производства простых вычислений применялся абак – поделенная на полосы доска. Вычисления производились при помощи камешков, которые располагались на доске особым образом. Первые счеты появились в государстве ацтеков в X веке. Костяшки для них изготавливались из больших кукурузных зерен и нанизывались на струны. Аналогичные приспособления, только с камешками и бусинами, применялись в Древнем Китае и Японии.
Счеты просуществовали довольно долго. Например, в России они использовались вплоть до 80-х годов прошлого века, а затем были вытеснены калькуляторами. Но параллельно со счетами применялись и более удобные механизмы, правда, почему-то не ставшие популярными: арифмометры, суммирующие и счетные машины. Эти устройства представляли собой небольшие ящички с шестеренками внутри. Набор цифр производился при помощи специальных колесиков или ручек, а ответ появлялся на крышке устройства. Данные механизмы умели производить не только простейшие математические вычисления, но и возведение числа в степень.
И даже несмотря на то, что сегодня расчетные действия производятся при помощи калькуляторов и компьютеров, старые добрые счеты до сих пор можно увидеть на складах, в магазинах и даже в бухгалтерии!
Средства связи
Еще одним атрибутом современного офиса является телефон. Это слово имеет греческое происхождение: «теле» - далеко, «фоно» - голос. Первый телефонный аппарат придумал и дал ему название Иоганн Филипп Рейс. А в 1861 году подобное устройство было запатентовано физиком Александром Беллом под названием «говорящий телеграф».
Конечно, первые телефоны сильно отличались от современных аппаратов и по внешнему виду, и по функциональности, и по качеству связи. В них не было даже звонка, вместо него использовался свист! Сегодня же телефоны оснащаются автоматическими определителями номера, функциями автоответчика и переадресации звонков и т.д. Большую популярность в офисах приобрели телефоны-факсы.
Копировально-множительная техника
В XIX веке широкое распространение получили печатные машинки. Они в течение долгого времени были незаменимыми помощницами секретарей и делопроизводителей. В разное время их пытались модернизировать путем подсоединения устройства автоматического ввода и нескольких клавиатур, дававших возможность дополнительно печатать тексты на латинице и математические символы. Для перемещения листа с одной каретки на другую применялся специальный механизм. При помощи копирки можно было одновременно создавать несколько копий документов, поэтому печатные машинки по праву считаются первыми копировально-множительными устройствами.
Что касается привычных для нас копиров, то они появились относительно недавно, а точнее – в середине прошлого века. Толчком к созданию копировальных аппаратов послужило открытие принципа ксерографии.
Кстати, почему копиры производства различных компаний зачастую называют одинаково – ксероксами? Потому что патент на выпуск ксерографической техники в 1949-м году приобрела фирма Haloid Company, назвала свое первое устройство Xerox 914 и на волне его успеха переименовалась в Xerox Corp. С тех пор любой копир ассоциируется с ксероксом, даже выпущенный ближайшими конкурентами фирмы Xerox: Canon, Ricoh и др.
Прототипом современного принтера можно назвать АПЦУ – алфавитно-цифровое устройство. Такие аппараты появились в прошлом веке. А первый матричный принтер создала компания Seiko и презентовала его в 1964 году. В современных принтерах используются струйные, лазерные и светодиодные технологии.
На заре технической эволюции компаний, выпускающих канцелярское оборудование, было немного, и на рынке они стояли особняком. В настоящее время производством оргтехники занимаются многие известные фирмы во всем мире. Они выпускают качественную, конкурентоспособную продукцию. Сегодня оргтехника продается в огромных специализированных гипермаркетах и интернет-магазинах.
При выборе принтера, сканера или копира рекомендуем в первую очередь обращать внимание не на марку и цену, а на функциональность устройства, стоимость расходных материалов и возможность сервисного обслуживания. Например, для оптимизации документооборота в небольшом офисе не нужен цветной лазерный принтер, обеспечивающий скорость печати 50 стр./мин., вполне достаточно будет скорости 10-15 стр./мин. Также следует иметь в виду, что содержание и обслуживание струйного принтера обходится дороже, чем лазерного.
